Zaznacz stronę

priorytety, biurko, porządek, organizacja


Jak często zdarza Ci się mieć poczucie zmarnowanego dnia? Jak często Twoje plany i założenia diametralnie rozmijają się z tym co faktycznie się dzieje, czym się zajmujesz? A może w ogóle nie masz w zwyczaju planować, tylko Twoje życie płynie swoim własnym nurtem a Ty tylko od czasu do czasu się reflektujesz w jakim aktualnie miejscu się znajdujesz i po chwili myślenia okazuje się, że wcale nie jest to to, do czego wydawało się że cały czas zmierzasz.

Ja cały czas nad tym pracuję. Natomiast w moim wypadku świetnie sprawdza się metoda priorytetyzacji działań. Bez tego, mam wrażenie że stoję w miejscu, mimo iż cały czas się poruszam. Jest to natomiast poruszanie się tylko prowizoryczne, bo tak naprawdę tylko ślizgam się po powierzchni, bez realnego celu.

Zanim poznałam tę metodę (tak, za moment ją opiszę), miotałam się stale między różnymi zadaniami, ale tak naprawdę nie byłam w stanie niczego doprowadzić do końca, większość rzeczy robiłam na hura, a ponadto ciągle czułam że to nie jest to, co być powinno, bo niby realizuję różne zadania, ale tak naprawdę gaszę tylko „pożary”, które co jakiś czas nawiedzają moje życie (z całkiem regularną częstotliwością jakby się nad tym zastanowić).

Naprzemiennie zatem szukałam, testowałam, poddawałam się i zaczynałam od nowa. W końcu trafiłam na kolejną genialną metodę zarządzania swoją listą zadań. Bez większego zapału i oczekiwań postanowiłam kolejny raz spróbować. Cóż, najwyżej polegnę po tygodniu czy miesiącu.

Ten sposób został ze mną jednak na trochę dłużej. I co najważniejsze – działa! Nie żebym stała się teraz cholernym mistrzem planowania, ale zrobiłam przynajmniej tysiąc kroków w przód. I pewnie wiecie, że taka świadomość bardzo cieszy i powoduje że człowiekowi chce się więcej. Taki trochę samonakręcający się mechanizm.


Do rzeczy,

bo zakładam, że chcecie wiedzieć co to za cudowna metoda. Otóż Eisenhower i jego macierz, zwana również macierzą pilne vs ważne, która pomaga nam ustalić nasze zadania względem ich ważności i konieczności realizacji. Dzięki temu narzędziu zdecydowanie łatwiej będzie nam zarządzać sobą w czasie oraz nasza efektywność wzrośnie.

Skąd się wzięła jej nazwa? Otóż stworzył ją Dwight D. Eisenhower, 34 Prezydent Stanów Zjednoczonych  (1953-1961) (a wcześniej Generał Armii Stanów Zjednoczonych, uczestnik II wojny światowej) niejako podczas planowania swoich codziennych, licznych obowiązków. Powiedział on kiedyś następujące słowa: „To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.”

Eisenhower stworzył metodę, która na pierwszym miejscu stawia priorytety, a na dalszy plan odsuwa sprawy pilne.

To na czym tak właściwie polega różnica?

Pilne – czyli takie, co wymaga natychmiastowego działania. Działania pozostające poza naszą kontrolą, które sprawiają że działamy reaktywnie. Nagromadzenie tych zadań powoduje stres, frustrację oraz poczucie braku panowania nad swoim życiem.

Ważne – sprawy, które mają znaczenie w perspektywie długoterminowej. Z reguły nie wymagają natychmiastowego działania, natomiast zaniedbane przechodzą do ćwiartki pierwszej. Regularnie realizując te zadania stajemy się bardziej produktywni, szczęśliwsi a w konsekwencji proaktywni.

Ważne i Pilne

Sytuacją idealną jest brak zadań w tej ćwiartce ;). Dążymy zatem do tego, by ugasić obecne pożary i dbać i o odpowiednie zaplanowanie czynności w przyszłości.

Takimi sytuacjami mogą być:

  • Projekt, który masz jutro oddać szefowi
  • Awaria samochodu
  • Wizyta u lekarza z powodu regularnie nawracających dolegliwości

Na większość takich sytuacji, możemy przygotować się z wyprzedzeniem: Projekt możesz rozłożyć sobie w czasie i przygotowywać stopniowo w zaplanowanym uprzednio terminie; pojazd regularnie poddawać przeglądom a swój organizm poddawać regularnym badaniom oraz dbać poprzez odżywianie i sport.

Ważne i Niepilne

Tym zadaniom powinniśmy poświęcać jak najwięcej czasu, ponieważ z reguły przynoszą one najwięcej korzyści dla naszego życia.

Są to m.in.

  • Pasje
  • Medytacja
  • Spędzanie czasu z rodziną/ partnerem
  • Nauka nowych umiejętności

Aby wygospodarować czas na te aktywności, potrzebujemy mieć świadomość jaką rolę odgrywają w naszym życiu oraz co się stanie, jeśli nie poświęcimy na nie czasu.

Zaniedbane sprawy z ćwiartki II przechodzą do ćwiartki I, stając się pilne i wymagającą natychmiastowego działania

Nieważne i Pilne

Zadania do zrealizowania „na już”. Najczęściej związane z celami innych ludzi i pomaganiu im w ich osiągnięciu.

To tutaj większość ludzi najczęściej spędza czas, ponieważ aktywności tu realizowane pozwalają czuć się nam potrzebnymi. Po wykonaniu zadań z tej ćwiartki wydaje nam się, że zrobiliśmy bardzo dużo, bo tak w istocie jest, tyle że nie dla siebie. W konsekwencji osoba, żyjąca głównie w tej części nie widzi sensu w planowaniu oraz czuje, że nie ma kontroli nad własnym życiem.

Kilka przykładów:

  • Znajomi/ rodzina proszący o przysługę
  • Telefony
  • Maile

Nieważne i Niepilne

Aktywności z tej ćwiartki głównie rozpraszają naszą uwagę odciągając ją od spraw naprawdę dla nas istotnych. Nie jest to jednak tak, że powinniśmy dążyć do całkowitego wyeliminowania zadań z tej ćwiartki. Po pierwsze jest to niemożliwe, a po drugie wręcz niezdrowe. Czasem po prostu potrzebujemy aby nasz umysł odpoczął.

Ważne, żebyśmy robili to z głową i w pełni świadomie. Jeśli uważasz się za osobę odpowiedzialną i efektywną, zapewne w tej ćwiartce znajduje się u Ciebie najmniej spraw. Jest to kluczowe w rozwijaniu umiejętności zarządzania sobą oraz przejmowaniu odpowiedzialności za swoje życie.

Aktywności z tej ćwiartki to np.:

  • Oglądanie telewizji
  • Granie w gry komputerowe
  • Przeglądanie portali społecznościowych

Podsumowując,

macierz Eisenhowera jest świetnym narzędziem do planowania zarówno dnia jak i nadchodzącego tygodnia. Pozwala ona skupić się na tym, co dla nas ważne i pomóc wychwycić te czynności, które są złodziejami naszego czasu.

Wypisując sobie wszystkie nasze aktywności, dużo łatwiej będzie nam określić nasze priorytety przy jednoczesnym wyeliminowaniu tego, co od nich odciąga.

Dla mnie, rewelacyjne narzędzie, z którym staram się pracować jak najczęściej. Dzięki niemu, dużo prościej jest mi rozłożyć w czasie to co sobie zaplanowałam i ewentualnie wyrzucić z niego to, co jest mniej istotne. Od kiedy pracuję z macierzą zauważam bardzo pozytywny wpływ jakim jest zmniejszenie ilości czasu spędzanego na facebooku, na bezcelowym scrollowaniu postów. Dzięki lepszej organizacji czasu mogę więcej czasu spędzać na macie praktykując jogę oraz wreszcie powróciłam do biegania, a uwierz zajęło mi to duuuużo czasu.

W momencie, gdy pojawiła się większa przestrzeń na dodatkowe aktywności, pojawił się także w mojej głowie pomysł na tego bloga. Dojrzewał we mnie jakiś czas i kilka razy przesuwałam jego start, ale wreszcie prace się rozpoczęły i aktualnie trwają w najlepsze. I owszem, jak się już zapewne domyśliłeś blog i zadania z nim związane, plasują się w czołówce drugiej ćwiartki.

W dni, kiedy zdarza mi się nie wykorzystywać Eisenhowera, najczęściej staram się zrealizować wszystko co wpadnie mi do głowy, po czym albo czuję się wyczerpana, albo mam poczucie straconego czasu i niskiej efektywności. Nie wiem jak Ty, ale ja bardzo lubię to uczucie, gdy kładę się wieczorem do łóżka, podsumowuję swój dzień i mogę sobie szczerze powiedzieć, że wykorzystałam go na 100%. Wykorzystując tę metodę, zasypiam przepełniona satysfakcją. Praca nad sobą daje mi niesamowitą wręcz satysfakcję!

Zachęcam Cię przynajmniej do przetestowania, bo powyższa metoda może i dla Ciebie okaże się pomocna 🙂

Ściskam,

D.K.

Źródła:

S. Covey: 7 nawyków skutecznego działania

http://www.eisenhower.me/eisenhower-matrix/

Sprawdź mój Business Letter!

 

Dołącz do grona #RTB i otrzymuj ode mnie przydatne wskazówki, ćwiczenia oraz inspiracje powiązane ze startem własnego biznesu.

Mam też dla Ciebie coś wyjątkowego!

Coś, co sprawi, że zaczniesz działać „tu i teraz”, bez dalszego odwlekania. Po zapisie do newslettera otrzymasz ode mnie „puzzle biznesu” – bezpłatne narzędzie, które z lotu ptaka pozwoli Ci spojrzeć na Twoją obecną sytuację oraz przeanalizować w jaki sposób wpływa ona na rozwój Twojego biznesu.

Zapisz się i już dziś pobierz swoje puzzle 🙂

Mamy to! Za chwilę otrzymasz na swój e-mail dalsze instrukcje ;)